如何给予及接受意见

本报专栏作者:黄桂林博士

高效的职场沟通在于有回应的互动方式,因此,讯息通过表达之后,就需要给接听者回应的机会。通过双向及多向的沟通方式,才可以肯定讯息是否被清楚理解。

认真回应 以事论事

对于一个完整有效的沟通来说。不单只是有“表达”和“回应”便足够,还要考虑的是大家的态度是否认真。接听的一方,如果只是马虎回应,或者不作正面答覆,甚至口是心非及随便支吾以对,都会失去沟通的意义。

认真的给予和接受意见是十分重要的,意见可分为正面和建设性。当对方做得好而加以表扬,这是正面的意见,当对方有不足之处,就得提出建设性的改进意见。给予意见的时候,应站在对方的立场和角度,针对对方最为需要的地方,而给予意见。例如:在半年业绩的评核中,下属当然希望知道上司对自己工作的评价,如果作为上级在评核业绩后不作出任何意见,或只是轻描淡写地述说一下,只会打击了下属的投入感和积极性。

在给予意见时一定要具体及明确,有真实的数据和事例,同时也要有建设性,上级一般最容易犯上武断地给下属意见,甚至带?批评或轻视的语气说话。所以,积极的意见也就是应要以事论事,同时不伤害对方的人格和尊严。

接纳意见 真诚对待

接受对方的意见也是一个重要的沟通环节,一定要以真诚的态度聆听对方的意见,不论对方所提出的意见是否正确,也得以接受及不打断对方说话为原则,切勿以“不要说,我知道了!”来打断对方的说话,能够耐心聆听,不打断对方,才有机会全面了解对方的意见。另外,避免以一种自我防卫的心态来接受别人的意见,否则别人说一句,你的内心却不服九句,若是一言九“顶”的话,便不能静心接纳中肯的意见。

听了别人的意见后,自己要有一个明确的态度,例如表示理解、同意、支持、赞成、不同意、保留意见等,若不能够明确表达自己对于有关意见的反应和意向,只会令对方误解你是内心抗拒或听不明白,这样只会令大家更易产生误会。所以,遇有自己不对的地方,更应勇于接纳及承认错失,才是职场员工应有的态度。

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