如何提高工作效率

本报专栏作者:黄桂林博士

一场金融风暴,令不少职场中人担心会被淘汰。职场的确是个汰弱留强的地方,不过与其担心被裁员,倒不如努力做好工作,在逆境中发挥更高的工作效率。

要提高工作效率,最简单的方式就是提升对工作的熟练程度。新入职同事因为对工作内容感到陌生,自然未能充份发挥最佳的工作效率。就算经过一段时间,完全掌握目前岗位的工作要求,却随时因为工作内容的变化,面对新的工作安排及要求,不得不再重新学习其它工作技能,这也会直接减慢工作速度,工作效率自然不如理想。

熟习工作技能

针对“熟练程度”的提升,员工们应先为自己的职业路向定位,通过学习,迅速提升自己在某方面的能力至合理标准,甚至超出水平。正所谓“熟能生巧”,当某部分的工作速度加快后,便可以把省下来的时间,用作学习其它部分,提升工作效率。当然,也可以选择专注发展个人的强项,令水平提升至最高。

说及工作效率,也就是对时间观念的加强。一般工作效率不高的员工,都是对时间管理的概念较为薄弱,只会接受上级分派工作,心态过于被动,未能有效地运用自己的时间。他们大多数不知道自己的时间是如何花掉的,只感到一天的时间飞快地过去,还没有完成甚么事情,便已经到下班时间了。他们亦不会明白自己所花的时间是否合理。

提升效率方法

职场内时间就是资源,当企业都在争分夺秒地争取更好的业绩时,员工应配合其步伐,假如发觉自己时间概念不够强,可以从两方面着手处理:

(1)了解自己每天工作时间的分配,找出浪费时间的原因,并且分析这个现象的成因,到底是因为工作时受到太多不速之客打扰,抑或是工作间太噪杂而未能集中精神等,这一切都要针对及正面解决。

(2)利用工具协助自己,如日程表或行动计划表等,清楚列明每天工作的内容,每小时内到底要处理甚么事情。每天有良好的记录,就可以定出更有效的工作程序,达到提升工作效率的目的。

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