如何向上级汇报工作之一

本报专栏作者:黄桂林博士

在职场中,能够向上级准确地汇报工作进度至为重要,因为汇报工作是你和上级沟通的渠道,所以应该尽力做到最好,让你得到上级的信任和赏识。

不管你有多么能干,在接受上级委派的工作后,假如上级完全不知道中间的过程,就算你如何日以继夜地埋头苦干、努力拼搏,完成上级指派的任务,也未必可以取得满分。因为在整个工作的过程中,你没有定时向上级?报进度,缺乏与上级沟通,这一点便是致命伤。

用心聆听上级的指示

上级委派任务给你的时候,应该认真聆听,并且真正了解上级的意图和工作重点。如果你收错了工作指引,误解了上级的意图或要求,就只会浪费气力。因此,你应该认真地接收上级指引,有助往后制定自己的?报内容,你可以尝试运用传统的「5W2H」方式,快速而准确地记录工作要点。

这就是先要弄清工作中的时限或时间(When)、地点(Where)、有关的人物(Who)、为了甚么目的(Why)、需要做甚么工作(What)、怎样去做(How)及工作的投放量(How Much)。

接收了上级的工作指引后,马上整理有关的记录,然后简明扼要地向上级覆述一次,主要检测内容会否有错漏,或者有否令大家误会的地方,只要获得上级的确认,才可以马上进行下一个环节。

扼要表明个人的见解

如果上级所委派的只是一项简单任务,你可以简单地表明个人的态度,那就是请上级放心,你可以依时完成任务;如果那是一件较为困难及复杂的工作,你便应该有条理地向上级阐述开展工作的方法及预算的计划内容,并且征求上级的指导或建议。
开展工作的时候,也需要汇报上级,提出工作所需的人手及资源调配、费用开支的情况等,以便获得上级的答复和寻求解决方案。

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