富有效率的办公室

本报专栏作者:黄桂林博士

员工绝大部分时间会在办公室度过,如果把办公室布置成一个高效率的场所,除了节省时间外,更可令员工们的能力得以发挥。

作为职场的一分子,应该要注意整理自己的办公室,在办公室内最主要的就是办公桌,如果可以选择的话,最好选择一张适合个人工作需要的办公桌,考虑一下抽屉的数量是否足够,尽量避免桌面的凌乱。许多人在办公桌与其它用具的安排上,会不知不觉地把办公室布置成实际上会妨碍工作效率的布局,导致档案找不到或放错了地方,各类文件堆积如山,一片凌乱,只因未能把办公室的不同领域加以发挥。

领域空间 提升效率
营造一个有效率的办公室,应该划分为3个不同的领域空间,分别为:
(一)工作区:每天埋首工作的范围。
(二)贮存区:存放所需的文件数据的范围。
(三)接待访客区:接见来访的同事或客人,并且需要进行交谈或会议的范围。

你大可以找专家为办公室及工作场所的设计提供意见,研究工作路线,从而重新安排空间与设备,如储物柜、办公桌、电话及计算机的位置,因为多走路等于浪费时间和精力。

井井有条显信心
职场有所成就的人都会注意保持桌面的整洁,因为保持工作间井井有条会给自己一种自信心,桌面是主要的工作区域,应该只放置每天要用的东西,杂乱无章的桌面只会显示出主人没有组织能力。

在办公桌上,每一张纸张就代表还没有完成的工作,所以追求工作效率高的人一定会尽量保持桌面上只放一样东西,除非其它的数据或纸张是为了协助作决定的,否则绝不要把无意义或不需要处理的纸张堆积在桌上。

不要把自己的办公室当成储物室或娱乐室,更不可以把东西如杂物般乱放,杂乱的状况只会给人一种压力,造成工作上许多的不便,也会令你工作分心。有良好的环境配合,加上全心全意处理手边工作,工作效率才会提升。

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