如何向上级汇报工作之二

本报专栏作者:黄桂林博士

汇报工作进度是职场员工的基本要求之一,就是切勿逃避与上级接触的机会。能够令自己的工作得以顺利完成,并得到上级赞同的关键,就是定期向上级汇报工作。

当你接受了一些重要的工作任务,也就是考验工作能力的时候,这个时候应该先根据初次与上级沟通所得的资料,认真制定一个详细具体、切实可行的工作计划。

制定具体的工作计划

向上级汇报工作的进度,主要是根据原先的工作计划而定,同时这个计划已获得上级的接纳和赞同。有了这个计划,当你进一步向上级汇报,或提出有关的困难时,便可获得上级提供意见或确认你的做法,方便上级监督和指导。

工作计划一般包括:企业机构内不同部门所担当的团队角色;开始及完成的时限要求;行动方案、措施和对策、资源安排、费用开支及部门之间的协调过程中可能会出现的障碍;甚至一些紧急应变的方法……工作计划的内容愈具体,愈能明了个人在执行工作时的进度,从而真正反映工作情况,方便组织向上级汇报的数据内容。

注意过程的工作汇报

在工作进行的过程中,你要根据上级的要求,选择在甚么时间和怎样汇报。汇报之前,先要考虑上级的领导风格是属于哪一个类型,因为不同的管理风格,自然有不同的看法和要求。例如:注重结果、只看成效的上级,一般在工作过程中不太留心听取过程的部分。因为他只要结果,不问过程,所以在汇报工作进度的时候,不妨先表述结果成效;管理风格比较细腻的上级,就会希望下属定时汇报,甚至多请示,否则他会认为你不把工作及上级放在眼内。
只要定时汇报,让上级了解你的工作进度、困难和你辛勤工作的状况,万一遇到特殊的情况而影响了工作的进度和质量,上级也不会感到意外,反而会理解你的处境,共同找出解难方案,设法完成工作指标。

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