如何向上级汇报工作之三

本报专栏作者:黄桂林博士

在工作的过程中,向上级汇报进程至为重要,这也是上级与下属,前线与后勤的沟通方式,掌握汇报的技巧是职场中每个同事都需要具备的工作本领。

几经辛苦,终于可以在期限前完成工作,本来是一件值得庆祝的事情,不过在欢欣喜庆的背后,你仍需要就完成的工作向上级作一份完整的汇报报告,这也是项目结束前最重要的一环,切勿掉以轻心,以为工作圆满结束,其实上级对工作汇报是非常重视的。

工作结束 须及时汇报
工作完成后,需要及时向上级汇报,而重大的工作事项就更加需要一个完整的总结。在准备工作汇报的时候,应该言之有物、数据准确及数据详实。因此,在工作的过程中,已经要预先搜集有关资料,例如设计的图样、前期相关的文件或照片,甚至报章报道和相关的讯息。另外,总结的内容应该包括:工作状况与当初工作计划的对比,超出预期效果的比例,在过程中曾出现的困难及解难措施,工作中所得到的宝贵经验,目前仍然存在的问题,甚至是一些改进的建议。你需要做的是重新排列,找出某些重点来丰富汇报的内容,当然不要忘记那些曾经为项目付出的同事,也要藉此机会表扬一番。

汇报工作 简明扼要
向上级汇报,必须表现自信,但切忌带邀功的心态,只集中描述工作的难处,自己如何一力承担等,事实上,上级最不能接纳一个夸大渲染、冗长表功的汇报,精明的上级也不会根据工作辛苦与否来评价你的。

因此,汇报的时候应该简明扼要,不必长篇大论,可以举出个案例子来支持自己的观点,提出数据来支持自己的理据,甚至在工作过程中掌握了甚么改进的技巧。汇报时,每一句说话都有主题内容、层次分明及逻辑有理,切忌东拉西扯,漫无边际的演述。说话时流畅自然,气定神闲,自然取得最佳的汇报效果。

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